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ToDo-Liste – Wie organisiere ich Aufgaben?

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Ach Herrjeh, wie kriege ich das denn geregelt? Was wollte ich heute unbedingt noch erledigen? Jeder von uns kann schon mal etwas vergessen. Mir würde das auch passieren, wenn ich es nicht festhielte und ich schwöre seit einem Jahr auf ToDo-Listen-Apps.

So simpel sie wirken, so wirksam sind sie (bei mir). Man schreibt eine Liste mit Punkten, die man abarbeiten muss/will. Häkchen hinten dran oder durchstreichen. Zack erledigt. Es mag Menschen geben, die ihren Terminplan und ihre Tagesaufgaben im Kopf haben. Ich gehöre da aber ganz sicher nicht dazu, auch wenn mein Terminplan ja moderat ist. Ich muss mir also aufschreiben, was mir bevorsteht.

ToDo oder not ToDo – das ist hier die Frage

Ok, ich hab es ja bereits gesagt, dass ich auf schriftliche und visuelle Unterstützung baue. Sie gehören mit zu meiner Organisierung. Im beruflichen Alltag würde man wohl von Selbstmanagement sprechen. Ich priorisiere meine Punkte, indem ich das wichtige nach oben schreibe. Ich habe für meine Online-Aufgaben vom Grundsatz her drei Tage, für die ich eine Liste schreibe und manches abarbeite und manches vorbereite. Klar bin ich auch an den anderen Tagen on, oder es ist etwas, was ich spontan machen möchte. Diese drei Tage geben mir Struktur und ich habe in der Tat dann so viele Vorhaben, dass ein ToDo auch Sinn macht. Sich selbst zu unterfordern ist genauso schlecht, wie sich zu überfordern.

Wie sieht die denn aus?

Man kann per Post-it, per Schmierzettel, Notitzblock oder per PC und/oder Smartphone ToDo-Listen erstellen. Das ist individuell ganz verschieden. Ich bin ein Ordnungsfanatiker. Ich hab es also gerne aufgeräumt, auch bei den ToDos. Auch bei der elektronischen Form hat man ja eine große Palette der Möglichkeiten. Von einer simplen Tabelle, über den Mail-Client oder Kalender bis hin zu Apps, die eigens dafür vorgesehen sind. Ich muss meine Aufgaben nur selten mal gliedern, daher tut es bei mir eine App, die ich aber gut synchronisieren kann. Das meiste synchronisiert sich auch mit dem Handy meiner Frau und daher ist für mich diese Form eine gute.

Ja, eine Liste per PC ist aufwendiger, aber (für mich) auch weitaus nützlicher und sauberer. Und selbst, wenn der Rechner nicht in Betrieb ist. Das Tablet und die Smartphones sind in 24 Stunden Dauerbereitschaft. Studien zufolge soll man sich das, was mit Hand geschrieben wurde, besser merken können. Ich habe für mich diese Erfahrung aber nicht gemacht. Sogar getestet. Die Zettelwirtschaft kann ich aber, wie gesagt, nicht leiden.

Warum haben wir To-Do-Listen so gerne?

Das, was schriftlich auf einer Liste festgehalten ist, geht mir nicht verloren und ich kann mich dem, was ich aktuell bearbeite voll widmen ohne möglicherweise im Hinterstübchen immer zu grübeln, was noch zu tun ist. Ich bin also viel konzentrierter. Ein weiterer Effekt ist, dass einem das abhaken ein gutes Gefühl macht, so man sich nicht unterfordert hat. Einer der Vorteile von Listen per Apps ist, dass leichter anpassen, ergänzen oder überarbeiten kann, ohne dass sie unordentlich oder unübersichtlich werden.

Gibt es Nachteile?

Wenn man sagt, man soll sich nicht unterfordern, dann gilt im Gegensatz auch, dass eine Überforderung auch nicht gut ist. Man sollte aus der ToDo-Liste auch keinen Aufsatz oder eine Doktorarbeit machen. Kurze Stichpunkte reichen i.d.R. vollkommen aus. Je mehr auf der Liste steht, desto unübersichtlicher wird sie. Ein zuviel an Aufgaben motiviert auch nicht. Halten wir unsere Liste nicht im Auge, ist der Nutzen gering bis Null. Man will damit ja nicht nur seine Aufgaben sichtbar haben, sondern auch den Erfolg. Also das, was bereits abgehakt wurde. Termine haben auf meiner ToDo-Liste übrigens nichts zu suchen. Dafür hat man ja Kalender.

Die perfekte ToDo-Liste

gibt es vermutlich nicht. Jeder hat andere Bedürfnisse und jeder muss sehen, was ihm gefällt. Ich habe lange Zeit für unterwegs ein Filofax genutzt und zu Hause war Zettelwirtschaft. Ich musste manches vom Filofax auf Zettel für zu Hause schreiben. Meine bevorzugte Liste erstelle ich mir mit EverNote, welches sich mit 2 Handys und einem Tablet synchronisiert. Ich habe bsp. eine Medikamentenliste, auf die ich immer zugreifen kann, wenn ich bei einem Arzt bin, der das dann wissen will. OK, das ist zwar kein ToDo, aber ungemein nützlich, wenn man keine wandelnde Festplatte ist.

Nobody is perfect und daher kann es auch mal sein, dass es Punkte gibt, die dazu kommen oder wegfallen. Da wir heute ja nicht mehr mit Hammer und Meißel auf Steinen schreiben, sollten wir uns eine eventuelle Änderung erlauben.

Zeigt her eure To-do-Listen!

Auf SIN – Selbstständig im Netz – von Peer Wandiger findet bis zum 29.11 noch die:

Zeigt her eure To-do-Listen! Blogparade

statt. Susann Merklein lädt bis zum 29.November 2015 jeden Blogbetreiber ein und sagt:

Es ist nicht zwingend notwendig, dass man selbständig ist oder mit seinem Blog Geld verdient.

Die Einladung nehme ich gerne an und picke mir noch zusammenfassend die ein oder andere Frage heraus.

Wie sieht deine To-do-Liste aus?

Völlig unspektakulär. Rechts ist die Liste, wo ich abhake, was erledigt wurde. Gestern habe ich zwei Haken nicht gesetzt. die Aufgaben sind aber getan. 😉

Bist du eher der Offline- oder Online-Typ?

Ich bin unbedingt der Online-Typ. Mutmaße aber mal, dass ich auch mit Zetteln wirtschaften würde, wenn diese Apps nicht den Vorteil der Synchronisierung hätten. Ich habe auch andere Apps probiert wie Wunderlist und todoist. Damit konnte ich mich nicht anfreunden. Eine Alternative zu EverNote wäre noch OneNote. Bisher habe ich mich aber wenig damit befasst.

Wie wird bei dir ersichtlich, welche Aufgabe dringend ist und welche du noch aufschieben kannst?

Dringendes kommt ganz nach oben in die Liste, ganz dringendes wird rot geschrieben. Alles andere wird abwärts nach Priorität gelistet.

Setzt du dich durch To-do-Listen manchmal zu sehr unter Druck oder bringt dich erst deine To-do-Liste so richtig in Fahrt?

Ich muss mich ja nicht zwingend unter Druck setzen. Bei – mir wichtigen – Artikeln setze ich mich schon unter den Druck, ihn fertig zu bekommen, wenn ich die Veröffentlichung auf der ToDo habe. Grundsätzlich halte ich es aber wie beim Ziele setzen. Nicht zu niedrig, damit es nicht zu leicht wird, aber auch nicht zu hoch. Ich versuche ein gutes Maß zu finden, wenn es mal mehrere Aufgaben sind. Ich habe auch nach der Methode gearbeitet.

Fazit

So manage ich mich und meine todos derzeit. Wenn ich was neues sehe, probiere ich es gerne auch mal aus, aber das aktuelle Tool muss schon verlässlich und gut bedienbar sein. Ich hab mich an die Online-Listen gewöhnt und schätze die Vorzüge. Mir fällt auch mal etwas ein, wenn ich Wartezimmer oder sonst wo sitze und da ist es schon gut, den Gedanken schnell ins Smartphone zu tippen.

Wie ist eure Vorgehensweise?
Führt ihr eine ToDo?
Zettelwirtschaft oder App?
Oder könnt ihr euch alles so merken?

Ich freue mich auf und über Kommentare